企業の財産である情報の一元管理を実現し、統一的な活用や検索を可能にする文書管理サービスです。 文書管理サービスにより、情報にまつわる業務フローが大幅に改善され、本来の業務への集中を促すことができます。 ここでは、文書管理サービスに関連する代表的な課題をピックアップし、日々、医薬品製造業のお客様をサポートしているNECが解決策をアドバイスします。

• お悩み１　「法務部など社内部門との契約書の承認依頼業務が煩雑で・・・ 」
• お悩み２　「個々の契約の契約期限や最新版の把握が難しくて・・・ 」
• お悩み３　「メールを使った外部とのファイルのやり取りでは非効率で、情報漏えいも心配・・・ 」

• 文書管理ソリューションのサービス全体像
• 導入支援サービス
• ダウンロード

お悩み１

Q. 外部との契約において、法務部など社内関連部門での契約書の内容確認や上位者への承認依頼、文書番号の管理が煩雑で困っている。何かよい方法はないでしょうか。　【契約申請に関わる担当の皆様】

　A. 　本サービスの承認機能と文書番号の採番機能で解決できます。

承認機能では、承認ルートを設定するとメールにファイルを添付するようなことは不要で、自動で承認を進めることができます。

また採番機能では、あらかじめ文書番号体系を設定し採番台帳を作成しておけば、採番台帳を指定するだけで、自動的に採番できます。

このように本サービスをご利用いただくと、円滑なファイルの授受、速やかな承認作業が可能となります。

お悩み２

Q. 締結済みの契約について、個々の契約の契約期限や最新版の把握が難しく、期限切れ間近になって、慌てて更新作業を進めることが多い。改善するにはどうすればよいでしょうか。　【契約更新・管理に関わる担当の皆様】　

A. 本サービスの版数管理、保管期限、検索といった機能で解決できます。

版数管理では最新版の契約書が常に見えるようになっており、また旧版の内容や改版理由も簡単に確認できます。

さらに契約書の保管期限として契約期限を設定しておくと、期限切れ１ヶ月前になると、期限切れ間近のリストに自動的に表示されます。また契約期間を範囲して検索も可能で、対処漏れを防ぐことができます。

このように本サービスをご利用いただくと、保管や検索、契約内容の確認作業の効率化が可能となります。

お悩み３

Q. 卸や外部機関と書類や資料をやり取りする際、電子メールにファイルを添付して送っていますが、ファイルが更新される度にファイルを再送するので手間がかかります。また、あて先間違いによる情報漏えいが心配です。もっと効率的で安全な方法はないでしょうか。　【学術部・安全性管理部・法務部・研究所・ＭＲなどの皆様】　

A. 本サービスのファイルの格納場所のURL通知、アクセス権設定、IPアドレス制限といった機能で解決できます。

ファイルの格納場所はURLとして通知することができ、ファイルの版数が上がってもURLは変わりませんので常に最新版にアクセスすることができます。

また、ファイル単位や個人単位で詳細にアクセス権を設定でき、誤って第三者にURLが伝わっても、アクセス権を持つ人意外はファイルにアクセスすることができません。特定のIPアドレスからのみアクセスを許可するような設定も可能です（オプションサービス）。

さらに外出先からもインターネット経由でアクセスできますし、高セキュリティなデータセンター、システムの冗長化、万全の運用体制によって、安心してファイルを登録して頂けます。

このように本サービスを利用いただくと、効率的で安全に社外との情報共有が可能となります。

文書管理ソリューションのサービス全体像

既存の紙文書の電子化、ＲＦＩＤタグによる管理など、付帯業務も代行が可能です！（オプション）

導入支援サービス（オプションコンサルメニュー）

文書管理サービスに導入に向けた、現状調査＋分析＋運用見直し、効果測定まで支援します。